E-Mail-KulturDie E-Mail ist in den vergangenen Jahren unsere wichtigstes Kommunikationsinstrument geworden, da sie zu allen anderen Formen des Austausches wesentliche Vorteile bietet.

Die Firma Fuest Immobilien setzt verstärkt auf dieses Medium, um Informationen weitergeben zu können, die sonst nicht ausgetauscht worden wären und um so schneller und effektiver Interessen zwischen Mietern und Vermieter ausgleichen zu können.

Wir möchten eine Anregungen geben, die es uns im Austausch mit Ihnen einfacher machen, Informationen schnell zu erfassen und Inhalte abzugleichen.

1. Aussagekräftiger Betreff

Jede Mail sollte einen Betreff haben, der den Inhalt in einem Stichwort darstellt. Das dient zunächst zum sofortigen Erkennen, welche Mail beantwortet wurde, später auch zum leichteren Auffinden der E-Mail. Letzteres ist besonders dann wichtig, wenn zwischen zwei Kommunikationspartnern regelmäßig mehrere Nachrichten ausgetauscht werden.

Betreffzeilen wie z.B. "wichtige Bitte" sind ohne Aussage und sorgen im Laufe der Zeit für Unübersichtlichkeit.

2. Einzelne E-Mail für jedes Thema

Wer eine schnelle Antwort haben möchte, sollte verschiedene Themen in verschiedenen E-Mails behandeln. Wenn Sie vier verschiedene Fragen in eine Nachricht schreiben und der Empfänger kann drei sofort beantworten, die vierte jedoch erst nach vorheriger Recherche, dann verzögert sich die Beantwortung der ersten drei Fragen so lange, bis die vierte geklärt ist.

Außerdem beinhaltet der Betreff dann keine ausreichenden Informationen über den Inhalt (siehe Punkt 1).

3. Kennzeichnung der Priorität und Frist der Beantwortung 

Als die E-Mail als Medium aufkam, verbreitete sich die Regel, dass sie innerhalb von 24 Stunden beantwortet sein sollte. Mit der massenweisen Verbreitung als Kommunikationsform hat sie diesen Charakter der Knappheit verloren und einen förmlicheren und  größeren Umfang angenommen.

Verwenden Sie das "Wichtig-Symbol", wenn es aus einem sachlichen und rationalen Grund  erforderlich ist, dass die Nachricht innerhalb von 24 Stunden beantwortet wird.

E-Mails, die nur zur Information, zur gelegentlichen Bearbeitung oder zum Scherz versandt werden, sollten mit niedriger Priorität gekennzeichnet werden.

Nachrichten von Menschen, die von vornherein aus Prinzip jede E-Mail als wichtig kennzeichnen, werden bald nicht mehr als dringend behandelt, sodass hier die Möglichkeit verloren geht, zwischen unterschiedlichen Prioritäten zu differenzieren.

4. Beim Antworten oder Weiterleiten: Text nach oben

E-Mails werden häufig im Dialog mehrfach zwischen zwei oder mehr Teilnehmern hin und her gesandt. Um die Übersichtlichkeit zu wahren, sollte die jeweils neue Anchricht ganz nach oben geschrieben werden, so dass man umso weiter in der Historie Zurück lesen kann, je weiter man nach unten scrollt.

Nicht alle Mailprogramme machen das so, einige bieten sogar Funktionen, dass man Antworten zwishen den Text eines anderen schreibt und halten die Übersichtlichkeit durch farbige Darstellung der Schrift. Da man aber nicht davon ausgehen kann, dass der Empfänger über so eine Software verfügt, bietet es sich an, sich auf den Standard zu verständigen, den alle einhalten und lesen können: Hinzufügen des neuen Textes nach oben.

5. Absätze verwenden

Da E-Mails in den verschiedenen Formaten und Formatierungen unterschiedlich dargestellt werden, empfiehlt es sich, Absätze durch eine einfach eingefügte Leerzeile zu trennen und dem Empfänger das Erfassen durch diese Strukturierung zu erleichtern.

6. Dateien versenden (in allgemeingebräuchlichen Formaten)

Beim Versenden von Dateien ist darauf zu achten, dass der Empfänger diese auch lesen bzw. öffnen kann.

Zunächst muss entschieden werden, ob beabsichtigt ist, dass der Empfänger diese Datei weiterbearbeiten oder nur den Inhalt zur Kenntnis nehmen soll.

Man unterscheidet proprietäre von offenen Dateiformaten.
Ein proprietäres Format kodiert Daten so, dass die Datei nur von der Anwendung geöffnet werden kann, aus der sie stammt oder die speziell für deren Bearbeitung ausgelegt ist (Beispiele hierfür sind DOC oder XLS).
Ein offenes Format kann von einer allgemein vorhandenen und auf den meisten Computern installierten Anwendung gelesen werden (Beispiele hierfür sind PDF oder JPG).

1. Soll der Empfänger sie weiterbearbeiten, kann (und muss) eine Datei in einem proprietären Format versandt werden. Wichtig ist, zu wissen, dass der Empfänger über eine Software verfügt, die dieses Format bearbeiten kann.

2. Soll der Empfänger die Datei nicht weiterbearbeiten, sondern nur zur Kenntnis nehmen, ist ein offenes Format zu verwenden. Wollen Sie also einen fertigen Brief versenden, den der Empfänger lesen soll, ist das Format PDF angebracht stat DOC.

7. Format: Text

Die E-Mail hat sich vom Spaßmedium zur offiziellen Kommunikationsform gewandelt. Verspielte Hintergründe sind hier genau so unpassend, wie die Verwendung eines Blümchenbriefpapiers in einem geschäftlichen Brief.

Hinzu kommt, dass unterschiedliche Programme bei Versender und Empfänger ein unterschiedliches Erscheinungsbild mit sich bringen.

E-Mails mit Grafikhintergründen, Zierrahmen oder verspielten Schriftarten lassen sich schlechter drucken. Außerdem steigt damit die Größe der Mail, was bei der heute immer mehr zunehmenden Nutzung mobiler e-mail-fähiger Handy und Handhelds zusätzliche Unannehmlichkeiten für den Empfänger bedeutet.

8. Anrede

Die Kommunikation per E-Mail zeichnet sich auch heute noch dadurch aus, dass sie lockerer in der Form abläuft. Hier werden schnell mal Informationen übermittelt, die man sonst gar nicht versandt hätte. Es geht um förmliche Geschäftskontakte oder auch um umgangssprachlichen Gedankenaustausch.

Welche Form man auch wählt - locker oder klassisch förmlich - man sollte sich entscheiden.

Längst ist das "Sehr geehrte..." nicht mehr ungewöhnlich. Aber auch das einfache "Hallo" oder "Moin" istverbreitet. Jeder erkennt, worum es dem anderen geht und kann sich darauf einstellen.

Schwieriger ist es, wenn der Kommunikationspartner eine Anrede wählt wie "Guten Morgen, Herr ...". Das entsteht aus der Unsicherheit, welche der vorgenannten Anreden die passende ist. Dann lieber doch ganz förmlich oder ganz locker.

9. Kleinschreibung des gesamten Textes

Der ungezwungene Charakter der E-Mail-Kommunikation hat dazu geführt, dass auch bei der Groß- und Kleinschreibung die gängigen Regeln manchmal nicht beachtet werden.

E-Mails sind umgangssprachliche Notizen, sozusagen Kommunikation außer der Reihe, und werden daher von einigen komplett in Kleinbuchstaben geschrieben.

Man sollte hierbei aber nicht übersehen, dass die Großschreibung in unserer Sprache einen Sinn hat, sie ist nämlich eine Lesehilfe für den Empfänger. Am Rande sei auch erwähnt, dass es Fälle gibt, in denen der Sinn des Satzes nicht erkennbar ist, wenn nicht zwischen Groß- und Kleinbuchstaben unterschiede wird.

Was der Versender durch Kleinschreiben einspart, braucht der Empfänger zusätzlich zum Lesen. Außerdem ist der Text dann beim eventuellen Kopieren schlechter weiter verwendbar. Es ist daher emfehlenswert, auch in E-Mails so zu schreiben, wie in jedem anderen Schriftstück.